Porównywanie plików tekstowych dla wielu osób jest funkcją niszową, która może zawsze pozostawać zakopana w zakamarkach menu. Jest to jednak znakomite narzędzie, jeśli chce się usprawnić obieg dokumentów w organizacji czy po prostu szybciej pracować nad kolejnymi edycjami tego samego opracowania.
Kilka osób pracuje nad kopiami tego samego dokumentu
Dziś w wielu przypadkach korzysta się z tzw. narzędzi kolaboracyjnych, czyli pozwalających na równoczesną edycję tego samego dokumentu wielu osobom, ale takie rozwiązanie ma pewne ograniczenia i nie zawsze jest idealne. Alternatywą jest praca na kilku niezależnych kopiach, ale wtedy na sam koniec konieczne jest porównanie plików PDF, żeby znaleźć zmiany i stworzyć ostateczną wersję dokumentu. Choć jest to trochę bardziej czasochłonne niż wspólna edycja, może być wygodniejsze i zapewniać większe bezpieczeństwo. To również dobre rozwiązanie, jeśli grupa opracowuje dokumenty w różnym czasie i niekoniecznie zawsze mając dostęp do stabilnego łącza internetowego.
Dokumenty powracają spoza organizacji
Porównanie plików PDF może uchronić na przykład przed podpisaniem zmodyfikowanej umowy. Niekiedy procedura obiegu dokumentów wymaga przesłania dokumentów poza organizację, skąd mają wrócić podpisane. I były już głośne przypadki, w których takich dokumentów nie sprawdzono, a pewnie jeszcze więcej takich, gdzie ręczna weryfikacja nie pozwoliła odkryć pewnych drobnych zmian. Bez względu na to, o jaki dokument chodzi, jeśli został on wysłany poza organizację, a później ma do niej wrócić, to porównanie plików PDF może stanowić dodatkowe zabezpieczenie na wypadek wprowadzenia nieuprawnionych zmian.
Analiza zmian w dokumentach
Pewnym połączeniem obu przypadków jest przesłanie na przykład wstępnego szablonu umowy do weryfikacji dwóm niezależnym prawnikom i porównanie ich wyników. W tym przypadku można choćby zauważyć, które elementy oryginalnego dokumentu zostały zmienione i w jaki sposób. O ile w poprzednio wspomnianych przypadkach chodziło o ochronę integralności oryginału, tak tutaj wiadomo, że będzie on podlegał zmianom, ale jeszcze nie wiadomo w jakim zakresie. Zebranie feedbacku z formie poprawionych dokumentów zwykle jest wygodniejsze, niż zebranie wyłącznie uwag i komentarzy. W tym przypadku zresztą można założyć, że część modyfikacji będzie drobna, więc ich ręczne wychwycenie może nie był łatwe.
Nie tylko w organizacji
Porównanie plików PDF albo dokumentów Worda przydaje się naprawdę często i to nie tylko w dużych korporacjach. Gdyby się nad tym zastanowić, to powinny z niego zacząć korzystać także osoby, które do tej pory nie uznawały tej funkcji za szczególnie potrzebną – choćby żeby na przykład zestawić dwie wersje swojego CV przed wysłaniem odpowiedniej z nich do przyszłego pracodawcy. Analiza dokumentów rekrutacyjnych pozwoli na uniknięcie żenujących pomyłek, w których list motywacyjny trafia nie do tego odbiorcy, do którego jest zaadresowany.
Możliwości jest zresztą znacznie więcej i będą one po części zależały od możliwości konkretnego oprogramowania, natomiast zdecydowanie należy korzystać z tej opcji częściej, niż dziś robi to większość osób.